Gestisci al meglio il tuo lavoro da Freelance: Legge di Parkinson

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Nel 1958 uno storico inglese di nome Cyril Northcote Parkinson scrisse un saggio intitolato La Legge di Parkinson.

 

Si tratta di un’analisi ironica sul malfunzionamento delle istituzioni, le quali perdono tempo in preoccupazioni inutili piuttosto che ottimizzarlo e crescere. Questo avviene proprio perché esse hanno molte ore a disposizione che vengono sprecate, rendendole inefficienti.

 

Parkinson ha osservato il rapporto inversamente proporzionale tra l’aumento delle dimensioni di qualcosa e dell’efficienza: più un’azienda, un’istituzione, qualsiasi organizzazione, cresce e più l’efficienza diminuisce. La colpa di questo meccanismo è da ricondurre al tempo a disposizione: se questo è maggiore, si tende a sprecarlo, a complicare i lavori per coprire tutte le ore e avere l’illusione di aver operato a lungo e bene. Il lavoro si espande in modo da riempire il tempo a disposizione per il suo completamento ha detto infatti lo storico.

 

Applicazione della Legge di Parkinson alla produttività sul lavoro

 

Secondo Parkinson, la produttività di un lavoratore aumenta al diminuire dei giorni impiegati per portare a termine un compito.

 

Se una persona, infatti, ha a disposizione una settimana per scrivere un articolo, impiegherà un settimana intera: prima scriverà la scaletta, poi redigerà il testo, lo ricontrollerà tot volte, continuerà a correggerlo e aggiungere informazioni per coprire tutta la settimana di lavoro.

 

Ecco cosa significa, per Parkinson, assistere a un calo dell’efficienza, ma anche della qualità del lavoro portato a termine: ricontrollare smodatamente un lavoro, aggiungere dettagli inutili, effettuare diversi passaggi insensati per svolgerlo, non ha senso. Rischia di rendere lo stesso come un brodo allungato con acqua, lungo, scorporato e poco apprezzabile.


Immagina ora lo stesso giornalista che deve redigere l’articolo in due giorni: egli sarà spinto a ottimizzare bene il proprio tempo senza sprecarne neanche un minuto. Addio alle progettazioni inutili, a mille ricontrolli, magari anche distrattamente e ad aggiunta di dettagli non necessari.

 

La pressione dell’imminente consegna spinge il lavoratore a fare tutto e subito, guadagnando tempo prezioso da dedicare ad altri lavori o a se stesso. Per Parkinson, procrastinare è segno di scarsa efficienza, ma anche di poco benessere per il lavoratore stesso.

 

Ecco quindi una prima regola che potresti applicare al tuo lavoro tutti i giorni: datti delle deadline.

 

Se aspettate fino all’ultimo minuto per fare qualcosa, ci vorrà solo un minuto per farla, dichiara Parkinson in un passo del saggio.

 

Ciò ti spingerà a consegnare in fretta e senza troppi pensieri. potrai così cominciare un nuovo lavoro, dedicarti ai tuoi interessi e lavorare con meno ansia. Più produttività vuol dire anche più denaro.


Crea urgenza: non importa se il tuo capo ti ha detto “prenditela con calma”, perché continuerai a rimandare il lavoro, a pensarci e a perdere tempo prezioso. Datti una scadenza immediata e dividi il tuo lavoro per i giorni che rimangono da oggi alla consegna. In questo modo, sarai più organizzato e userai al meglio tutte le ore che ti saranno concesse.

 

Il risultato finale sarà anche un lavoro più compatto, essenziale, ma di qualità e completo. Ciò non vuol dire fare tutto di fretta e tralasciare dettagli: la scadenza, ovviamente, deve essere imposta in base all’oggettiva mole di lavoro. Per quanto possa essere utile la regola di Parkinson del “mettici meno tempo possibile”, non si può consegnare un romanzo in tre giorni.

 

Un altro concetto introdotto da Parkinson relativo ai tempi per portare a termine un lavoro è quello di complessità. Secondo lo storico, infatti, più tempo si ha a disposizione per completare un compito e più questo sembra enorme. Ecco perché bisognerebbe portarlo a termine in poco tempo, in modo che i passaggi da affrontare siano pochi, essenziali ed evitino l’effetto allungare il brodo. Il tempo dedicato a qualsiasi tema in agenda è inversamente proporzionale alla sua importanza, diceva Parkinson.


Quando un lavoro è veramente importante, ha obiettivi bene precisi e scadenze calibrate alla sua realizzazione. È più semplice affrontarli con efficienza perché si sa sempre come agire ed entro quali tempo. I compiti futili sono imprecisi, senza una deadline e tendono a protrarsi inutilmente nel tempo. Proprio per questo, l’essere umano si illude di dover impiegare più giorni per portarlo a termine, quando invece si ritroverà a fare tutto all’ultimo minuto e a farcela. Dunque, perché non occupare il primo minuto per svolgere un compito triviale così da toglierlo di mezzo?

 

Come risolvere i problemi di inefficienza secondo Parkinson?

 

Si è già detto di non ridursi all’ultimo per svolgere dei compiti e creare urgenza per la consegna. Detto a parole sembra facile, ma come essere produttivi nella pratica per dare ragione a Parkinson?

 

Un primo metodo riguarda i lavori davvero corposi. Scrivere un romanzo, creare delle presentazioni sui bilanci annuali di un’azienda, studiare un centinaio di pagine di storia in una settimana…


Dividere in sottocompiti è la soluzione: questo è un modo per gestire al meglio e in modo più semplice, meno ansiogeno, i grandi lavori. Questa tecnica agisce proprio sui contenuti, rendendoli più piccoli, veloci da sbrigare e inserendoli in un piano d’azione da rispettare. Non basta decidere di studiare un capitolo di storia alla volta, bisogna anche darsi delle scadenze per ogni progresso.

 

Ecco un modo di agire applicato alla situazione di uno studente: oggi è il 3 dicembre e la prof. di storia vuole fare un’interrogazione a tappeto prima di Natale, un classico. La consegna è studiare 100 pagine del libro, fingiamo che siano 5 capitoli, entro il 20 di dicembre. Lo studente ha a disposizione 17 giorni e dovrebbe cominciare da subito. A volte capita che i più giovani si riducano agli ultimi tre giorni prima dell’interrogazione e che non gli rimanga nulla in testa. Un ottimo piano sarebbe quello di dedicare gli ultimi due giorni a un ripassone generale e concedersi 15 giorni per studiare le 100 pagine. Dividere in capitoli ha più senso: un argomento alla volta. Lo studente dovrebbe occuparsi di un capitolo per 3 giorni consecutivi e passare poi a quello successivo, in modo da mantenere la salute mentale e imparare più efficacemente i concetti.

 

Ottimizzare il tempo: esistono diverse tecniche per dividere il tempo tra relax e concentrazione. Ciò è utile per non distrarsi durante il lavoro, ma anche concedersi un po’ di pulizia della mente tra una sessione impegnativa e un’altra. Mettiamo che un lavoratore debba consegnare in qualche giorno una presentazione lunghissima e noiosa per la propria azienda.

 

Potrebbe optare per una tecnica studiata da Nathaniel Kleitman negli anni ’50 che si basa sull’idea che tutte le attività degli esseri umani durino 90 minuti. Il lavoratore potrebbe dunque lavorare per un’ora e mezza e concedersi poi mezz’ora di relax.

 

Mentre lavora, non deve distrarsi. Questo metodo aiuta a tenere sotto controllo le attività svolte, quelle da portare a termine, ma soprattutto la variabile del tempo. Con questa tecnica nessuno si ritroverà alle 18.00 convinto che sia ancora il primo pomeriggio.

 

Pianificare una lista di attività utili: a volte stiamo svolgendo un compito e ci rendiamo conto che dobbiamo portarne a termine un altro. Lasciare a metà un lavoro per cominciare quello successivo, magari con scadenza neanche imminente, è sbagliato.

 

Fa perdere un sacco di tempo, crea confusione e non permette di ottenere buoni risultati. Una strategia per cominciare e finire tutte le attività che abbiamo in programma è quella di indicare in ordine cronologico le scadenze. Se un grafico deve consegnare il 5 dicembre un logo per un sito, l’8 delle infografiche per un’azienda e l’11 una pubblicità, dovrà elencarle proprio come ho fatto io e svolgerne uno alla volta. Non importa se la pubblicità dell’11 di dicembre richiede più tempo del logo dell’8, i lavori vanno svolti in ordine e senza che uno si sovrapponga all’altro.

 

Lavorare di meno. È proprio ciò che ha detto Parkinson. Sembra un controsenso affermare che lavorando poco si produca di più, ma è così. Se si dimezza il tempo dedicato a un’attività, l’altra metà si può dedicare ad altro.

 

Ridurre di mezz’ora la dedizione verso un compito, vuol dire lavorare di meno, sei d’accordo? Non intendo, quindi, che tu debba trascorrere mezz’ora a fare nulla, ma di essere produttivo per meno tempo possibile e portare a termine una task in quel frangente.

 

È una sfida, certo, ma avrai compreso che la Legge di Parkinson vuole che tu risparmi tempo, che ti metta in gioco e faccia il minimo indispensabile per ottenere i risultati sperati avanzando anche delle ore da dedicare a te stesso.


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